Bevaranderåd

 

l en organisations dagliga verksamhet förekommer en mängd olika handlingar. Allt är naturligtvis inte möjligt eller nödvändigt att spara och arkivera. Det som man bör spara är framför allt organisationens egenproducerade handlingar och handlingar som är ställda direkt till föreningen eller företaget. En enkel regel är också att spara de handlingar som är specifika för den egna verksamheten, dvs det som kan berätta just denna förenings eller detta företags historia.

 

Förvara pappershandlingar i kronologisk ordning i pärmar eller arkivkartonger. Placera det äldsta dokumentet först och det senaste sist. Se till att handlingarna är daterade. Förse fotografier med uppgift om personer, plats och datum.

 

Bokföringslagen säger att verifikationer skall sparas i 7 år. Efter detta kan de gallras ut om kassaböcker eller motsvarande finns. På ArkivCentrum Örebro län rekommenderar vi att verifikationer sparas i 10 år. Cirkulär från distrikts- eller riksorganisation finns ofta redan i denna arkivbildares arkiv varför dessa kan gallras.

 

Material som framställs digitalt bör inför arkivering skrivas ut på papper. Detta gäller även fotografier. För digital arkivering krävs att handlingarna med jämna mellanrum konverteras till nya medier, vilket är en kostsam och tidskrävande process. Vem i företaget kom ihåg att konvertera informationen på hålkorten eller floppy-discarna som hade lämnats in till arkivet?

 

Det är viktigt att använda beständiga material för de dokument som ska sparas. Använd därför arkiv- eller åldringsbeständigt papper samt arkivbeständigt bläck. Pappershandlingarna bör förvaras brand- och fuktsäkert samt skyddade från skadedjur. Vanligt skrivpapper bevaras allra bäst vid en rumstemperatur på 16-18 grader och en luftfuktighet på 30-40 procent. Det är för organisationer som själva har sådana lokaler. Därför kan det vara en bra idé att deponera sitt arkiv hos en arkivinstitution som ArkivCentrum Örebro län. 

 

Handlingar värda att spara:

 

• Protokoll med bilagor
• Års- och revisionsberättelser, jubileumsberättelser, stadgar
• Kallelser och flygblad
• Rapporter och motioner
• Diarier
• Medlemsförteckningar
• In- och utgående skrivelser (korrespondens)
• Resultat- och balansräkningar (bokslut), kassaböcker, verifikationslistor,
• Egenproducerad statistik
• Fotografier, filmer, ljudupptagningar och tidningsurklipp
• Trycksaker (t.ex. medlemstidningar, broschyrer, affischer och skrifter)